Heute widmen wir uns einem Thema, das vielleicht nicht so spannend wie die neuesten Stofftrends oder die kreativsten Nähprojekte, aber dennoch von entscheidender Bedeutung für den Erfolg deines Unternehmens ist: die Buchhaltung. Ja, ich weiß, das klingt vielleicht ein wenig trocken, aber keine Sorge, ich werde mein Bestes tun, um es interessant zu gestalten und dir zu zeigen, wie du deine Finanzen in den Griff bekommst, ohne dabei den Spaß am Nähen zu verlieren.
Belege schreiben: Ein unverzichtbarer Schritt
Der erste Schritt in deiner Buchhaltungsreise ist das Schreiben von Belegen. Belege sind deine Quittungen, Rechnungen und alle anderen Dokumente, die deine finanziellen Transaktionen dokumentieren.
Wenn du Stoffe, Nähzubehör oder andere Materialien für dein Näh-Business kaufst, stelle sicher, dass du immer eine Quittung erhältst. Das gilt natürlich auch für alle Verkäufe, die du tätigst. Ein ordentlicher Beleg ist der erste Schritt, um deine Finanzen im Blick zu behalten und später eine genaue Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen.
Was du beim Erstellen von Belegen/Rechnungen/Quittungen beachten solltest:
- Jeder Beleg benötigt eine Rechnungsnummer
- Diese Nummer muss fortlaufend sein
- Es darf keine Lücken geben
Welche Infos auf den Rechnungen an deine Kunden enthalten sein müssen, kannst du HIER nachlesen. Kleine Erleichterungen gibt es für die sog. Kleinbetragsrechnung.
Belege sammeln: Ordnung ist das halbe Leben
Sammle alle deine Belege an einem sicheren Ort. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, sei es in Papierform in einem Ordner oder digital in einer HIER!)
Wichtig: Digitale Rechnungen müssen auch als solche aufbewahrt werden. Das reine Ausdrucken und Ablegen reicht nicht aus (lies HIER!).
Belege sortieren nach Kategorien: Der Schlüssel zur Übersichtlichkeit
Das Sortieren deiner Belege nach Kategorien ist ein wichtiger Schritt, um den Überblick über deine Ausgaben zu behalten. Indem du deine Belege nach Kategorien wie Materialkosten, Versandkosten, Büromaterial, Betriebsausgaben und sonstigen Ausgaben sortierst, kannst du leichter erkennen, wo dein Geld hingeht und wo du möglicherweise Einsparungen vornehmen kannst. Eine regelmäßige Überprüfung deiner Ausgabenkategorien hilft dir dabei, dein Budget im Griff zu behalten und dein Näh-Business finanziell gesund zu halten.
Gibst du die Erstellung der EÜR an einen Steuerberater ab (der natürlich nach gearbeiteten Stunden abrechnet) spart dir eine ordentliche Sortierung auch einen großen Batzen Geld. Je “besser” du vorarbeitest, desto geringer die Kosten für den Steuerberater.
EÜR erstellen: Den finanziellen Überblick behalten
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist ein wichtiges Instrument, um den finanziellen Erfolg deines Näh-Business zu messen. Sie zeigt dir, wie viel Geld du im Laufe eines bestimmten Zeitraums eingenommen hast und wie hoch deine Ausgaben waren. Indem du deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst, kannst du feststellen, ob dein Business profitabel ist und welche Bereiche möglicherweise optimiert werden müssen. Eine EÜR ist auch für steuerliche Zwecke unerlässlich, da sie als Grundlage für die Berechnung deiner Einkommenssteuer dient.
Mit Hilfe eines Buchhaltungsprogramms wie z.B. Lexoffice, kannst du ganz einfach deine EÜR selbst erstellen. Hast du so etwas noch nie gemacht, empfiehlt sich immer das Hinzuziehen eines Steuerberaters.
Mehr Struktur durch gute Planung
Natürlich musst du nicht jede Rechnung nach Rechnungseingang erfassen/ablegen. Es sollten sich aber auch nicht über das ganze Jahr verteilt die Rechnungen unsortiert in deinem Büro stapeln.
Mein Tipp deshalb für dich: Setze dir bestimmte fixe Termine (z.B. der 1. Tag jedes neuen Monats oder der 1. Tag jedes neuen Quartals) und nimm dir etwas Zeit, um Ordnung in deine Buchhaltung zu bringen. So bleibst du “am Ball” und vermeidest, dass du kurz vor Abgabe der EÜR Stunden damit verbringen musst, deine Unterlagen zu sortieren, kategorisieren und abzuheften (denn glaub mir, das hab ich alles hinter mir ;-)).
Wann ein Steuerberater sinnvoll ist
Wenn du selbst so überhaupt keine Ahnung von Buchhaltung und Steuern hast (und niemanden kennst, der z.B. beim Finanzamt oder einem Steuerberater arbeitet), macht es Sinn, sich bei der ersten EÜR von einem Steuerberater helfen zu lassen. Da in der Regel deine Einnahmen- und Ausgabenkategorien (bis auf wenige Änderungen) fast immer gleich bleiben werden, kannst du ggfs. in den Folgejahren dann die EÜR selbst erstellen.
Ein Steuerberater kennt Tipps und “Tricks” um deine Steuerlast zu senken, z.B. das (teilweise) Absetzen deines Arbeits-/Näh-Zimmers im Haus, Fahrtkosten zur Post zum Wegbringen deiner Bestellungen, Anrechnen von Internet- und Handykosten und ist auch Fachmann für den Bereich “Abschreibungen” für z.B. deine Nähmaschinen, deshalb ist sein Honorar gut investiertes Geld.
Die Kosten für den Steuerberater richten sich nach dem Umfang der Arbeiten, die er für dich erledigt (bei mir, incl. Erstellung von Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung, liegen die Kosten bei ca. 700 EUR brutto, als meine Buchhaltung noch komplett von der Kanzlei übernommen wurde, war es um einiges teurer).
Fazit
Die Buchhaltung mag zwar nicht das aufregendste Thema sein, aber sie ist von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Erfolg deines Näh-Business. Indem du Belege schreibst, sammelst und nach Kategorien sortierst, sowie regelmäßig eine EÜR erstellst, kannst du deine Finanzen im Griff behalten und dein Business auf solide finanzielle Grundlagen stellen. Also nimm dir die Zeit, dich um deine Buchhaltung zu kümmern – dein zukünftiges Ich wird es dir danken!
